beat365唯一官网会议费管理办法（修订）

beat365唯一官网会议费管理办法（修订）

第一章 总则

第一条 为进一步加强和规范学校会议费管理，保障会议经费收支的合规性和合理性，提高经费的使用效益，根据《中央和国家机关会议费管理办法》《中共中央办公厅、国务院办公厅关于完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》《重庆市市级机关会议费管理办法》等文件精神，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条 召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量、会期、人数，严格执行开支标准，规范会议费管理。

第三条 本办法适用于使用学校预算经费及相关预算经费召开的学校、各二级学院、各职能部门及项目课题组举办、承办或联合举办的涉及科研、教学、学科、医疗、管理等领域的各类线下和线上会议，以及在华举办的国际会议。会议形式包括各类会议、论坛、研讨会、评审会、座谈会等。

国际会议是指报经外事管理部门批准的、在我国境内举办的国际会议。

第四条 会议费使用和管理职责如下：

（一）会议举办者是会议费的直接责任人，对会议费使用的真实性、合法性、合规性、合理性及相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依规报销会议费。

（二）各项目负责人审批和监督本项目会议费预算支出，督促、审查办会人员依规报销会议费；各部门、二级学院负责人负责审批和监管本部门会议费预算收支，督促、审查办会人员依规报销会议费。

第二章 会议审批管理

第五条 会议实行严格的审批管理，纳入学校预算管理。会议召开前应先审批后实施。会议举办者应编制会议预算，填写《beat365唯一官网会议费预算审批表》（附件1），明确会议名称、类型、内容、时间、地点、参会人员范围及人数、经费来源及预算等。

按照会议类别及预算金额提交部门（项目）负责人、归口管理部门及分管校领导审批，审批权限按照相应预算经费管理办法执行。

第六条 学校召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

在符合保密和网络信息安全要求的前提下，提倡采用线上会议形式。线上会议优先选择单位内部电视电话、校园内网等现有应用系统；确需要租用外部系统的，应积极与服务商开展协商谈判，降低租用费用。

第七条 严格控制会议数量、会期、规模。行政性会议会期一般不得超过半天，传达、布置类会议不超过1天，会议报到和离开时间合计不超过1天。线下会议原则上不超过150人，线上会议的主会场和分会场参会人数合计不得超过150人；工作人员原则上控制在会议代表的5%以内。

小型研讨会、座谈会、评审会等会议参会人员一般不超过50人，工作人员控制在3人（含）以内，会议会期不超过1天半，报到和离开时间合计不超过1天。

学术会议等其他会议按照教学科研活动需要确定会议数量、天数、规模，注重会议质量，提高会议效率。

第八条 严格会议地址控制。学校组织召开的各类会议，优先安排在学校内部会议室、学术报告厅等场所。确因工作需要必须在校外召开的，应根据经济性、便利性原则就近选择会议地点或政府采购范围内的定点场所举办，不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议，禁止以各种名义和方式变相旅游。

第九条 严格控制到外埠（指重庆市行政区划以外的地区）举办会议，与外埠学校、单位（如项目首席单位、子课题单位、项目所在地或项目甲方指定等情形）联合举办会议的，需提供项目任务书或预算书等相关材料。其他因特殊事由确需在外埠举办会议的，提交情况说明及相关材料，经相关职能部门审核后提交分管校领导审批。

第十条 由社会中介机构承接的会议，会议费的使用应遵守学校采购管理等相关规定和要求。

第三章 会议费开支范围和标准

第十一条 线下会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室和会议器材设备租赁费、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费及其他费用等。交通费是指用于往返驻地与会场的用车费、会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出，需合理使用车型，集中乘车节约成本，严格控制车辆费用。

线上会议费开支范围包含：会议的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。

第十二条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，未实际发生的费用项目不得参与调剂。会议费综合定额按《重庆市市级机关会议费管理办法》中第三、四类会议的标准制定，具体如下：

单位：元/人·天

（一）综合定额里的其他费用包括会议室和会议器材设备租赁费、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

（二）线下费用以实际发生的费用项目分项定额标准为上限，结合线下实际参会人数、会议时间进行核算。其中，除伙食费不得超过明细标准上限外，住宿费调剂上限为差旅费住宿标准，其他各项费用之间可以调剂使用。会议召开地代表和工作人员除必须住会外，原则上不安排住宿。

不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

（三）经过上级外事管理部门批准、在我国境内举办的国际会议的费用支出标准参照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）文件执行。

（四）若上级相关部门对会议费综合定额标准进行动态调整，则本办法会议费标准相应调整。

第十三条 线上会议费开支不纳入综合定额标准内核算，凭合法票据在相应预算项目内据实报销，设置主（分）会场的线上会议参照线下会议费开支标准执行。

第十四条 对全部使用财政性资金举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费；使用多渠道资金举办的会议，按照成本补偿的原则，可以合理收取会议费用，且应在会议通知中明示；会议费用由计划财务处负责收取，实行收支两条线管理。对于收取的会议费用，或者获得专项资助的会议经费，纳入会议费预算统筹管理并优先使用，由计划财务处负责预算审核和核算管理。

第十五条 对确因需要通过专业会展公司或其他单位代办会议的，需在会议预算中明确提出，费用控制在定额标准内，并按第十三条相关规定执行。

第十六条下列费用可纳入会议费支出，但不计入会议费综合控制定额：

（一）会议代表差旅费。会议代表参加会议发生的差旅费原则上回单位报销。确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，报销标准和要求按学校相关差旅费管理办法执行。

（二）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

（三）参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要，向邀请参会专家发放的咨询费、讲课费、劳务费，发放标准和要求按学校相关管理办法执行。

第十七条 项目经费管理办法中对会议费标准和报销有明确要求的按其相关管理办法执行。

第四章 会议费报销管理

第十八条 各类会议应按照“一会一报”原则，会议责任部门/二级学院在会议结束后应当及时办理报销手续，原则上所有会议费用要求一次性报销完毕，不允许“一次会议，分次报销”。有委托其他单位承办会议事项的，应签订书面委托合同（协议）。会议费支付，应以转账支付方式办理。

报销会议费时应提供：

（一）会议通知（包含会议、活动议程、参会人员等）；

（二）《beat365唯一官网会议费预算审批表》（附件1）；

（三）《beat365唯一官网会议费决算审批表》（附件2）；

（四）实际参会人员签到表；

（五）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料；

（六）举办的在华国际会议需按学校举办国际学术会议的管理要求提供相关材料。

第五章 监管、监督和问责

笫十九条 各部门、二级学院应当加强会议审批和经费使用的内部控制管理，对会议费报销进行审核把关，确保会议活动内容真实，支付渠道及票据来源合法、完整。学校相关职能部门及内部控制监督部门根据其职责对会议费管理和使用情况进行相应监督和检查。

第二十条 各部门、二级学院应通过多种形式将每年召开的非涉密会议名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况向本单位教职工公开。

第二十一条 严禁各部门、二级学院借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。各部门、二级学院应严格执行会议用房标准；会议用餐不安排宴请，不上烟酒；不得使用会议费购置设备等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

笫二十二条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议责任部门、二级学院和相关人员的责任：

（一）未经审批召开会议的；

（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；

（三）虚报会议人数、天数等进行报销的；

（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（五）违规报销与会议无关费用的；

（六）其他违反本办法行为的。

有前款所列行为之一的，由学校有关部门责令改正，追回资金，并经报批后予以通报。对直接负责的主管人员和相关负责人，应按相关规定给予纪律处分；科研人员涉及虚报、冒领手段骗取会议费的，取消一定期间科研项目的申请资格。如行为涉嫌违法的，移送司法机关处理。

第六章  附则

第二十三条 会议举办过程中涉及公务接待的，严格按照学校公务接待管理相关规定执行。

第二十四条 其他未尽事宜，以国家及重庆市相关规定为准。

第二十五条 本办法由党政办公室和计划财务处共同解释。市中药研究院、市药物种植研究所参照制定管理办法。本办法自发文之日起执行，《beat365唯一官网会议费管理办法（试行）》同时废止。

附件：1.beat365唯一官网会议费预算审批表

2.beat365唯一官网会议费决算审批表

附件1

beat365唯一官网会议费预算审批表

主办（承办）单位：                                   校外协办单位：

备注：会议审批权限按照相应预算经费管理办法执行，若举办国际会议需国际合作交流处审批；党政办公室和计划财务处可结合实际对附件模板进行优化调整。

附件2

beat365唯一官网会议费决算审批表

主办（承办）单位：                                   校外协办单位：

备注：会议审批权限按照相应预算经费管理办法执行，若举办国际会议需国际合作交流处审批；党政办公室和计划财务处可结合实际对附件模板进行优化调整。